募集物件の図面を作成し、チラシのポスティング、不動産検索ポータルサイト(レインズ・ホームズ・スーモ・アットホーム等)への掲載、仲介会社への客付け依頼、フリーペーパーなどの紙媒体への掲載します。

入居希望のお客様にお部屋の実物をお見せし、気に入っていただけるように案内します。案内の仕方一つでお客様の印象を左右しますので、重要な役割の一つです。

入居者が物件を借りることが正式に決定したら、賃貸借契約を締結します。入居希望者に支払い能力があるか、犯罪者ではないかなどをチェックする入居審査をおこない、連帯保証人、勤め先に情報に偽りがないか等を確かめ、結果を物件オーナーに報告します。問題ない場合、「重要事項説明」と「賃貸借契約書」を正式に締結します。また、借家人賠償責任保険、火災保険契約などの事務的な作業もおこないます。そして、引き渡しの日には、鍵の受け渡しを行います。

入居者から家賃を回収するのも管理の仕事です。毎月スムーズに家賃を払ってくれる入居者もいれば、中には滞納してしまう人もいます。その場合は、家賃を支払うように催促しなければいけません。滞納者は、「単純な払い忘れ」と「お金がない」の2つのパターンに分かれます。払い忘れの場合は簡単な催促で済みますが、お金がない場合はいくら催促しても支払い能力がないため、保証人に連絡して代わりに支払うように依頼しなければいけません。また、保証会社がある場合は事故報告として報告する必要があります。

近隣住民からの騒音、異臭、ゴミの出し方、漏水などの設備不具合など、入居者からのクレームを受けるのも管理の仕事です。具体的なクレーム内容としては「楽器禁止物件でギターを弾いている人がいて寝れない」「ペット禁止物件で猫を飼っている人がいて異臭がする」などがあります。注意点は、クレームの電話はいつ鳴るか分からないことです。そのため、代わりに対応する人材が足りていないな小さな会社などでは、プライベートな時間でも緊急対応する必要がある場合もあるでしょう。

一般的に賃貸住宅は、契約期間が平均2年程度に決まっています。期間を超えた際の契約更新業務をおこないます。契約更新の際には、合意書を作成し入居者に了承を得ます。そして、平均1ヶ月分の更新料を受け取ります。ただし、更新料は地域によっても違いがあり、大阪や名古屋では不要のケースもあります。更新せずに退去する場合には、退去用の手続きをおこない、退去時の立ち会い、部屋の原状回復の工事の発注・生産をおこないます。

物件の定期点検、メンテナンスをおこなうのも建物管理の仕事です。建物は何もしなくても時間の経過と共に老朽化するからです。具体的な作業としては、共用部と言われる、玄関、エレベーター、駐車場、廊下などの清掃や、外壁などにヒビが入っていないか、電気、ガス、水道などの設備点検です。また、所定の場所に消化器などの消防用具が設置されているか、非常ベルは正常に作動するかなど防犯上重要なポイントも確認する「法定点検」もおこないます。そして、監視カメラや警備員が必要な場合は、警備会社と連携する必要があります。建築基準法や、消防法は改正する可能性があるため、日々最新の情報をチェックする勉強熱心さが大切です。

物件をどう維持・管理してくのかを決めたものが「長期修繕計画」です。この計画をもとに、修繕積立金の積立がされ、保守や点検などをおこないます。物件の状態が悪い場合、もしかすると「修繕よりも建て替えが必要」という判断になる可能性があるかもしれません。

工事・リフォームが必要になった場合の発注も管理会社の仕事です。老朽化で下がってしまった不動産の価値を上げることを目的に、工事が必要な部分を指定し、発注先業者を選び、実際に工事がおこなわれるまでを仕切ります。

入居者を募集する際には、家賃などの条件をオーナーさん(大家)に相談します。ただし、オーナー(大家)さんの立場で考えると、「お金を出して委託しているので具体的な提案をしてほしい」と考えるのが普通なので、具体的な提案をもとに相談をする必要があります。特に「空室」は物件オーナーにとって、大きな損失に繋がるため確実性の高いアイデアが求められます。

入居者を募集する際には、家賃などの条件をオーナーさん(大家)に相談します。ただし、オーナー(大家)さんの立場で考えると、「お金を出して委託しているので具体的な提案をしてほしい」と考えるのが普通なので、具体的な提案をもとに相談をする必要があります。特に「空室」は物件オーナーにとって、大きな損失に繋がるため確実性の高いアイデアが求められます。

管理物件でトラブルが発生した場合は、オーナー(大家)へ報告する必要があります。管理を請け負っている以上、具体的な解決手段は考えるのは管理会社ですが、オーナーさんの意向も尊重する必要があるからです。仮に、トラブルにより物件が破損し修理・リフォームが必要になった場合には、その具体的な計画の提案もおこないます。いくら物件の一部が壊れたからと言って、勝手にリフォームされたら困りますよね。